Votre équipe se réunit régulièrement. Vous avez des outils numériques partagés. Un comité de travail vient même d’être formé sur le sujet. Et pourtant, les silos persistent. Les mêmes décisions se prennent à huis clos. Les collaborateurs s’investissent peu, se sentant consultés par simple formalité plutôt que par réelle volonté d’inclusion.
Bienvenue dans la collabillusion.

Dans un épisode du balado Au-delà du conflit, Marie-Andrée Roy, facilitatrice et experte en approche collaborative, experte en approche collaborative et facilitatrice, nous invite à redéfinir ce que signifie réellement ce terme, forgé par cette dernière, il désigne le fossé entre la collaboration affichée et la collaboration réelle. La collabillusion consiste à mettre en avant des pratiques qui ressemblent à de la collaboration, sans en avoir la substance.

Et contrairement à ce qu’on pourrait croire, les organisations qui tombent dans ce piège ne le font pas de mauvaise foi. Elles croient sincèrement collaborer.C’est précisément ce qui rend ce phénomène si difficile à détecter… et si coûteux à long terme.

Pourquoi la collaboration est-elle si difficile à pratiquer honnêtement?

Si l’on veut parler de collaboration sincère, il faut d’abord oser parler d’inconfort. Ce sentiment mit sous silence par la demande RH dès l’entrevue d’embauche, balayé par les questions rituelles : « Travaillez-vous bien en équipe? » ou « Êtes-vous leader ou suiveur? ».

Au Québec, il existe un certain malaise à nommer les tensions. On tient pour acquis que tout le monde aime travailler en équipe, la collaboration figure dans les plans stratégiques, dans les descriptions de postes ainsi que dans les présentations RH. Rares sont les personnes qui diront ouvertement : « Je ne veux pas travailler en équipe.»

C’est justement ce tabou qui crée le problème. Cette pression professionnelle et sociale qui nous pousse à taire le fait que collaborer est une discipline exigeante, parfois contre-productive et souvent épuisante, on fait semblant et ce silence collectif alimente la collabillusion. C’est précisément parce que c’est difficile qu’il faut l’aborder sans détour.

Les pièges de la collabillusion

Pour bâtir un climat de travail sain, il faut d’abord identifier les angles morts. Marie Andrée Roy identifie des pièges classiques dans lesquels tombent les organisations les plus volontaires :

Survaloriser l’expertise

Dans une société de plus en plus spécialisée, on a naturellement tendance à mettre en avant les experts. Rien de problématique en soi, néanmoins cette approche limite la construction d’une vision partagée résultant sur un effet silo, où chacun parle avec son expertise sans vraiment entendre les autres.

Multiplier les réunions

Multiplier les rencontres donne le sentiment d’être occupé, cette tendance est exacerbée par les technologies comme Teams ou Zoom. Mais sans objectif clair, cela devient un frein à l’exécution. Car une réunion n’est pas une collaboration, mais un outil pour faciliter le travail.

Combien de vos réunions de la semaine dernière ont réellement produit quelque chose de coconstruit? Combien étaient des mises à jour déguisées? Combien des participants ne savaient même pas pourquoi ils étaient invités?

Une équipe qui vit une vraie collaboration peut paradoxalement tenir moins de réunions, parce que les décisions sont prises en commun plutôt que rapportées en cascade.

Confondre information et collaboration

Si on veut partager une information avec son équipe, l’envoyer par courriel ou la publier sur l’intranet ne garantit pas qu’elle ait été distribuée, comprise ou intégrée. Sans confrontation physique, échange et discussion, l’information se perd dans l’infobésité.

« Mais on l’a communiqué! L’information était dans l’intranet. »

Ce piège est l’un des plus fréquents, une organisation diffuse et impersonnelle. L’information transmise n’est pas l’information reçue, recevoir ne veut pas dire comprendre et s’approprier. La vraie collaboration, c’est coconstruire l’information, pas seulement la diffuser.

Rechercher le consensus à tout prix

Une équipe où tout le monde s’entend toujours cache probablement un consensus forcé et est souvent le signe que les désaccords ne se disent pas, qu’ils se gèrent dans le silence et s’accumulent. Ce qu’on prend pour de l’harmonie est parfois l’absence de sécurité psychologique suffisante pour nommer ce qui coince.

Pour tendre vers une collaboration saine, le plus intéressant serait la confrontation d’idées, avec des débats réels, où des perspectives différentes s’affrontent pour produire de meilleures décisions. Si personne ne dit jamais « Je ne suis pas d’accord. », votre équipe ne collabore probablement pas. Elle évite.

À lire aussi : Conflit cognitif ou relationnel : lequel choisir?.

Croire que les outils collaboratifs font la collaboration

Grâce aux avancées technologiques, nous avons actuellement la chance d’utiliser un éventail d’outils technologiques qui peuvent nous faciliter le travail tels Slack ou Teams, néanmoins posséder les meilleurs outils ne remplace pas la discussion humaine. Un outil n’est jamais la solution à un problème relationnel.

Multiplier les comités

Les comités ont bonne réputation. Ils semblent représentatifs, structurés, sérieux. Pourtant, un comité peut très bien devenir un silo supplémentaire, un espace hermétique qui travaille dans son coin, séparé des autres directions, avec une vision tunnel de sa propre expertise.

La vraie question à poser avant de créer un comité : Qui manque autour de cette table? Qui est l’utilisateur final de ce qu’on produit, et est-ce qu’il ou elle est représenté·e?
Un comité homogène produit des solutions homogènes. La diversité des profils n’est pas un impératif de représentativité, c’est une nécessité stratégique.

Consulter sans vraiment écouter

La consultation est souvent bien intentionnée. Et pourtant, elle peut devenir l’une des formes les plus sournoises de collabillusion, parce qu’elle crée une attente sans la respecter.
Si envoyer un sondage, organiser une consultation publique, tenir des groupes de discussion n’influence pas réellement les décisions, la consultation envoie un message cynique, « Votre opinion nous intéresse… tant qu’elle va dans le sens de nos décisions… » Et ce type de situation engendre un coût réel : désengagement, perte de confiance, résistance au changement.

La collabillusion et la confiance : deux faces du même problème

Pour éviter que la collabillusion s’installe dans les équipes, le gestionnaire doit instaurer un climat de confiance. Bien qu’on le souhaiterait, ce climat de confiance ne s’installe pas sous prétexte qu’on partage un espace physique ou un outil numérique. La confiance se construit et émerge quand les gens peuvent dire ce qui ne va pas sans craindre de représailles, exprimer un désaccord ou nommer une erreur sans chercher de coupable.

Comme le montre la professeure de la Harvard Business School Amy Edmondson, on parle alors de la sécurité psychologique : une capacité collective à nommer les tensions, à traverser l’inconfort et à confronter les idées plutôt que les personnes.

La collaboration est souvent idéalisée, mais en réalité, elle peut être exigeante et inconfortable. Le reconnaître dès le départ permet de réduire la pression et d’ouvrir un espace plus authentique.
Pour qu’elle soit réellement efficace, il est essentiel de diversifier les profils autour de la table. En le faisant, on se retrouvera inévitablement avec des personnalités différentes avec qui il faudra apprendre à naviguer, mais aussi une contribution plus riche au projet. Toutefois, rappelons que consulter ne suffit pas : encore faut-il fermer la boucle en expliquant clairement ce qui a été retenu ou non, et pourquoi. C’est cette transparence qui construit la confiance.

À écouter et lire aussi : https://koesia.ca/saison-2-episode-5-adapter-sa-communication-sans-se-trahir-lequilibre-entre-soi-et-lautre & https://koesia.ca/triangle-de-la-confiance-climat-de-travail/.

Vers une maturité relationnelle

Sortir de la « collabillusion » demande au gestionnaire d’abandonner la posture du décideur omniscient pour adopter une approche plus humble. Cela passe par la création d’un climat de sécurité psychologique, où chacun peut s’exprimer sans crainte, mais aussi par des méthodes concrètes d’animation de rencontres pour redéfinir ces dernières et éviter un retour aux anciennes habitudes.
Au fond, la collaboration n’est pas un état, mais une pratique. Elle se développe avec le temps, l’effort et la cohérence. C’est un muscle qui, bien entraîné, permet de passer d’une simple circulation d’idées à une véritable transformation collective.

Vous reconnaissez certains signes de collabillusion dans votre organisation? Koesia peut vous aider à faire le pont sur votre climat de travail, à identifier les dynamiques qui freinent la collaboration réelle et à mettre en place des actions concrètes pour vos équipes. Parlons de vos enjeux.

 

Références

• Au-delà du conflit. (s.d.). Saison 2, épisode 4 : Quand la collaboration devient un mirage [Balado]. https://koesia.ca/saison-2-episode-4/
• Dean, J. (2023, 28 août). The big idea: Why we need to learn to fail better. The Guardian. https://www.theguardian.com/books/2023/aug/28/the-big-idea-why-we-need-to-learn-to-fail-better
• Detert, J. R. (2023, avril). Make it safe for employees to speak up—especially in risky times. Harvard Business Review. https://hbr.org/2023/04/make-it-safe-for-employees-to-speak-up-especially-in-risky-times
• Roy, M.-A. (s.d.). Collaboration ou collabillusion? https://www.marieandreeroy.ca/article/collaboration-ou-collabillusion/
• Roy, M.-A. (s.d.). Conférence : Collaboration ou collabillusion [Conférence]. https://www.marieandreeroy.ca/conference-collaboration-collabillusion/
• Thompson, C. (2023, août). Rediscovering the pleasure of working together. WIRED. https://www.wired.com/story/rediscovering-the-pleasure-of-working-together/