Bienvenue dans le second volet de notre série consacrée à la civilité au travail. Dans notre premier article, « La civilité au travail : Comprendre son importance et ses impacts », nous avons exploré comment un climat respectueux agit comme l’infrastructure invisible qui retient vos équipes et réduit le roulement.

Passer de la théorie à la pratique demande de la lucidité : la civilité ne s’installe pas par un simple souhait de la direction. Elle exige une structure et une gestion proactive des tensions avant que celles-ci ne s’érodent en conflits coûteux ou en plaintes pour harcèlement.

Pour promouvoir la civilité au travail, les organisations québécoises peuvent miser sur trois leviers : la prévention des risques psychosociaux (RPS), l’adoption de la communication non violente et la formation continue des gestionnaires face aux nouvelles obligations de la Loi 42.

Civilité au travail : 5 stratégies pour transformer votre culture organisationnelle

Voici les stratégies clés pour ancrer durablement la civilité au travail au sein de vos équipes.

1.Détecter les facteurs de risques psychosociaux (RPS)

Certains environnements favorisent l’émergence de comportements incivils. En tant que partenaire terrain, nous observons souvent ces angles morts :

• Surcharge de travail et manque de ressources : L’épuisement des équipes est un terreau fertile pour l’irritabilité et les incivilités.
• Faible soutien social : Un manque de reconnaissance ou un isolement professionnel brise le lien de confiance.
• Iniquité perçue : Le déséquilibre entre les efforts fournis et la reconnaissance reçue génère des frustrations qui s’expriment par l’incivilité.

En identifiant ces irritants de manière proactive, vous agissez directement sur la source pouvant éviter des comportements potentiellement inappropriés.

Lien utile : Comprendre les risques psychosociaux au travail.

2. La communication non violente: un levier pour la civilité

Pour instaurer une culture de civilité au travail, la communication non violente (CNV) est l’un des outils les plus intéressants. Elle permet de nommer les dysfonctionnements sans détour, tout en préservant le lien professionnel. Elle repose sur quatre piliers simples :

• Observer sans évaluer : Décrire les faits objectivement, sans porter de jugement (ex : « J’ai remarqué que le rapport n’a pas été déposé à l’heure convenue » plutôt que « Tu es encore en retard »).
• Identifier et exprimer ses besoins et sentiments : Nommer l’impact humain (ex: « Cela m’inquiète pour le respect de nos échéances envers le CA »).
• Formuler des demandes claires : Proposer une solution concrète et applicable immédiatement.
• Recevoir avec empathie : Écouter activement le point de vue de l’autre sans jugement.

3. Gérer les conflits avec structure et lucidité

Même dans les meilleures cultures, les tensions sont inévitables. L’important est de ne pas laisser les situations s’envenimer par évitement. Si vous vous demandez si vous devez intervenir ou laisser deux collègues régler un conflit entre eux et elles, la réponse courte est : il faut intervenir. Vous avez peut-être même observé des signaux qui ne trompent pas. En voici deux exemples: l’évitement systématique des deux personnes ou la prise de parti par d’autres membres de l’équipe.

• Agir avec diligence : Ne laissez pas les non-dits s’accumuler. Une intervention rapide prévient l’escalade vers des risques psychosociaux, notamment le harcèlement ou la violence.
• Initier le dialogue : Faire le premier pas témoigne d’un leadership engagé.
• Pratiquer l’écoute active : Comprendre les enjeux de l’autre avant de chercher à imposer son point de vue.
• Cocréer des solutions : Viser une entente mutuellement satisfaisante pour restaurer l’harmonie.

Besoin d’un regard externe ? Si les tensions persistent malgré vos efforts, un Diagnostic de climat de travail ou une Méditation professionnelle peuvent s’avérer nécessaires pour rétablir une collaboration saine.

Transformer la civilité au travail en norme quotidienne

Le climat de travail se définit par la somme des interactions quotidiennes. Valoriser la civilité au travail passe par des gestes simples, mais constants :

• Inclusion réelle : Ne voyez pas l’inclusion comme une case à cocher, mais comme un levier de performance.
• Formation des gestionnaires : Apprendre à distinguer le conflit interpersonnel du harcèlement psychologique, surtout avec les nouvelles exigences de la Loi 42.
• Micro-gestes : Saluer, remercier et respecter l’espace de chacun·e, respecter le droit à la déconnexion, etc.

Prête·e à passer à l’action ? Notre trousse DIY est conçue pour vous permettre de créer votre campagne de sensibilisation en un tour de mains.

Pour aller plus loin dans la surveillance de votre climat, consultez nos conseils sur les signes de dégradation du climat à surveiller.

Outils pratiques: Intégrer la civilité au travail dans le quotidien opérationnel

Promouvoir la civilité au travail ne se limite pas à l’énoncé de valeurs théoriques dans un manuel de l’employé·e. Pour organisations, il s’agit d’une infrastructure essentielle qui protège la performance organisationnelle.

Voici des outils concrets, structurants et applicables immédiatement pour vos équipes.

Bâtir une culture de civilité au travail: un investissement stratégique durable

Créer une culture de civilité au travail ne relève pas du souhait pieux ou d’une simple initiative ponctuelle. C’est un processus continu qui exige une approche structurée et lucide : il s’agit de bâtir l’infrastructure humaine qui soutient votre performance et réduit le roulement de personnel. Voici les piliers essentiels pour ancrer durablement le respect dans votre ADN organisationnel.

1. Élaboration d’un code de conduite et de civilité

Le code de conduite est le fondement de votre structure. Pour éviter qu’il ne finisse au fond d’un tiroir, il doit être le fruit d’une collaboration :

• Comité représentatif : Impliquez des membres de tous les paliers pour assurer l’adhésion.
• Clarté et exemples concrets : Ne vous perdez pas dans le jargon. Nommez les comportements attendus et ceux qui sont inacceptables, en lien avec la réalité de votre terrain (ex. : interruptions systématiques, ton condescendant).
• Révision régulière : Un code doit évoluer avec les nouvelles réalités du travail, par exemple le travail hybride ou des nouveaux défis RH.

2. Formation et sensibilisation du personnel

La formation est le moteur qui fait passer la civilité de la théorie à la pratique :

• Sessions récurrentes : La civilité n’est pas un sujet « one-shot ». Proposez des formations, animez des activités de temps à autre au sein des équipes. Variez les façons d’aborder ce thème avec votre personnel.
• Focus Gestionnaires : Formez vos leaders à détecter les signaux faibles de dégradation du climat.

3. Intégration de la civilité dans les processus RH

Pour que la civilité au travail devienne une norme, elle doit être ancrée dans le cycle de vie de l’employé·e. Voici quelques exemples:

• Descriptions de poste : Incluez le respect et la collaboration comme compétences essentielles.
• Entrevues : Évaluez les aptitudes relationnelles des candidat·es.
• Évaluations de performance : Reconnaissez les comportements exemplaires.
• Reconnaissance : Valorisez ceux qui incarnent vos messages-clés et agissent comme piliers de civilité.

4. Communication en continue

La civilité doit rester une priorité dans l’esprit de tous·tes :

• Visibilité : Affichez votre code de conduite dans les espaces communs (physiques et virtuels).
• Messages internes : Intégrez des capsules « Civilité » dans vos infolettres ou réunions d’équipe.
• Valorisation : Partagez des histoires de réussite où une situation difficile a été résolue par le respect.
• Activités : Créez des moments de partages autour de ces temps importants, animés par vos gestionnaires.

Besoin d’idées pour amener la civilité dans votre quotidien ? La trousse Créer sa campagne de sensibilisation à la civilité au travail comprend un guide complet de 13 activités conçues pour clarifier les attentes, mobiliser les équipes et développer la coresponsabilité de chacun·e dans le maintien d’un environnement respectueux et sécurisant.

5. Rôle exemplaire des dirigeant·es et des gestionnaires

Un climat sain commence par le haut. Les dirigeant·es et gestionnaires doivent incarner LA posture : être calmes, pragmatiques et engagés. Si la direction n’incarne pas les valeurs de respect et de civilité dont elle fait la promotion, le reste de l’organisation ne suivra pas. Votre rôle, c’est de les outiller, de les soutenir et de prendre le relais lorsque la situation le nécessite.

• Lucidité : Nommez les dysfonctionnements sans détour pour éviter qu’ils ne s’enveniment.
• Discussions ouvertes : Profitez des réunions d’équipe pour parler de civilité sans en faire un sujet tabou ou alarmiste.

6. Mécanismes de signalement et suivi du climat

La sécurité psychologique repose sur la confiance envers le processus. De plus, avec la Loi 42, les attentes envers les personnes responsables de recevoir les signalements et les plaintes sont claires. Vous gagnerez donc à:

• Canaux confidentiels : Offrez des moyens simples et sécurisés pour signaler les comportements déplacés.
• Personnes-ressources : Formez des gens capables de recevoir ces signalements avec empathie et neutralité.
• Sérieux et rapidité : Chaque signalement doit être traité avec diligence pour éviter que le climat ne se dégrade davantage.

Rappelez-vous qu’on ne gère bien que ce que l’on mesure :

• Analyse de climat : Prenez le pouls régulièrement pour identifier les zones de tension.
• Indicateurs RH : Suivez le taux de roulement et l’absentéisme, faites des entrevues de départ.
• Ajustements : Soyez prêts à modifier vos stratégies selon les résultats obtenus.

Passer de la théorie à l’action

Tout au long de cette série, nous avons exploré des outils pour promouvoir la civilité au travail, de la méthode D.E.S.C. à la gestion proactive des conflits. Cependant, la connaissance sans action reste apporte peu de résultats. Il est temps de transformer vos intentions en résultats concrets pour votre organisation.

Pour vous accompagner, nous avons créé la Trousse « Créer sa campagne de sensibilisation à la civilité au travail ». Cet outil clé en main vous permet de :

• Optimiser la prévention du harcèlement et réduire les risques psychosociaux (RPS).
• Améliorer le climat de travail et augmenter la productivité.
• Accéder à plus de 130 gabarits visuels personnalisables et des tutoriels détaillé
• Animer jusqu’à 13 activités avec du matériel construit pour vous et testé par notre équipe.

Ensemble, créons des organisations où le respect est la condition même de la réussite.